AI 導入顧問第一次諮詢在問什麼？我們會先問你這 5 題

第一次會議，問的人應該是顧問

我們在 AI 導入顧問怎麼選 那篇寫過一句話：好顧問的第一次會議會花大部分時間問你的業務，而不是展示他的工具。因為要自動化的是你的流程，不是顧問的簡報。

那篇教你怎麼問顧問。這篇反過來，把我們自己第一次會議的問題單攤開：坐到我們對面，會被問什麼、為什麼問、每一題你可以先準備什麼。先看過再來，一次會議抵兩次——帶著答案來的會議，第一個小時就能進流程盤點；空手來的會議，第一個小時在互相摸索。

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問題一：「公司裡最浪費時間的工作，是哪一件？」

為什麼要問：導入的起點是一個問題，從來不是一個工具。最常見的失敗模式是老闆看了介紹覺得某個工具不錯，買了訂閱請員工用看看，一個月後沒感覺，結案。癥結在沒有人先問「我們要解決什麼」。所以第一題永遠是找那件最讓你煩躁的事。我們期待聽到的答案格式長這樣：「我們每週都需要手動做 ____，這件事花了大概 ____ 小時，而且格式是固定的。」空格填什麼，決定了第一個導入對象。

可以先準備的：不用做複雜的流程盤點。開會前一週，每次做完一件重複性行政工作，在手機備忘錄記一筆：任務名稱、花了多少時間、有沒有固定格式、這週第幾次做。一週後按「時間 × 次數」排序，排最上面的那一兩件帶來會議。這個練習通常會給你驚喜——很多人以為最耗時的是大型報告，記錄下來才發現「每次客戶詢問都要重新解釋同樣的事情」吃掉的零碎時間更多。完整做法在導入 AI 工作流的第一步。

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問題二：「這件事多久做一次？步驟固定嗎？」

為什麼要問：不是所有流程都值得自動化。判斷只看兩個維度——頻率（每天或每週發生幾次）和規則化程度（有沒有固定步驟）。兩個都高的排前面做；又少見又需要臨場判斷的，留給人。一週發生三次以下的事，自動化效益很低；每週五次以上的動作，才是最值得先看的地方。另外還有一個加分條件：人工成本高但附加價值低。「每次寫會議記錄要花 45 分鐘，但老闆只看最後三行結論」這種情況，自動化的投報率最明顯。

這一題也直接篩掉不該做的：客訴處理、敏感協商這類需要臨場判斷的溝通，硬自動化會出事；一年只做幾次的年度報稅、特殊申請，投報率太低；錢的動向、合約簽署這種重大決定，AI 可以擬，拍板永遠是人。

可以先準備的：對第一題挑出來的候選，回答兩個小問題：一週做幾次？每次的步驟是不是同一套？答不出來也沒關係，會議上一起拆。想先自己對照的話，8 種行政工作的投報率排序 就是用這兩個維度排的，多數公司的答案落在會議紀錄或客服常見問題。實際輔導下來，最常見的第一個自動化就三種：客戶詢問的第一輪回覆（人工每封 15-25 分鐘，自動化後 3-5 分鐘審核微調）、會議記錄整理（30-60 分鐘變 5-10 分鐘）、定期報告產製（1-2 小時變幾乎全自動，只確認例外）。你的候選如果落在這三種，起步會特別快。

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問題三：「這些流程會碰到哪些資料？哪些不能進雲端？」

為什麼要問：資料分級要在動工前談清楚，不是出事後補。哪些資料適合放進知識庫、哪些需要去識別化、哪些根本不該進雲端，這條線劃在哪，決定了系統怎麼設計。我們的標準做法是底層走企業級 API、每家客戶獨立 workspace、資料不共享、保密協議是標配不是加購，停止服務時知識庫可以整份匯出帶走。

順帶一提，這題反過來也是你檢驗顧問的工具。答不出資料經過哪些服務、條款是什麼的顧問要小心；用資安恐嚇你、把你推向昂貴的全本地方案又不解釋取捨的，一樣要小心。

可以先準備的：把候選流程會經手的資料列一遍——客戶名單、報價、合約、內部財務——粗分三層：可以直接進知識庫的、要先去識別化的、完全不進雲端的。分不準沒關係，訪談時我們會一起確認哪些進系統、哪些不進。

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問題四：「建好之後，誰來用？誰來維護？」

為什麼要問：導入失敗的第一大原因從來不是技術，是沒人用。所以第一次會議就要指名道姓：這個流程上線後，誰每天碰它？出問題誰負責調？對策也要是結構性的——導入後的檢核節點、使用率怎麼追蹤、員工訓練怎麼安排、什麼情況下要改設計而不是怪員工。我們的做法是切入點先放在員工最頭痛的事，建置完帶著你的人跑真實案例直到熟練，不是丟一個系統叫你們自己研究。交付物裡有文件、有教學、有權限移交，你的團隊接手後能自己改 prompt、調流程。

可以先準備的：想好一個名字。那個現在被這件事吃掉最多時間的人，通常就是最好的答案——因為省下的時間是他的。也可以先跟這個人聊過：導入後他的工作會從「做」移動到「審核和決策」，工作量下降、判斷力的要求上升。這個轉變先說清楚，上線後「沒人用」的機率會低很多。

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問題五：「三個月後，怎麼算成功？」

為什麼要問：沒有驗收標準的導入，做完只能各說各話。我們的做法是建置完成後第 90 天回來做 ROI Review，用實際省下的時數對照導入前的預估；效果不如預期，一起找原因調整系統。要對照，就得先有基準線——這題問的就是基準線。時數也可以直接換算成錢：每月省下 40 小時行政工時，對月薪 4 萬的助理來說等值 NT$10,000，等於不加薪讓助理多出四分之一個人力。

可以先準備的：候選流程現在每週吃掉多少小時？抓個粗略數字就好。幾個常見流程的參考值：會議紀錄一場 30-60 分鐘、客戶詢問一封 15-25 分鐘、定期報告一次 1-2 小時。乘上次數就是你的基準線，也是 90 天後對答案的依據。順序不能反過來——先有基準線，才有得驗收。

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會議結束，你會拿到什麼

這五題問完，通常兩小時內可以完成一次流程盤點，具體有三樣東西：

前三個候選流程。按頻率、規則化程度、省時潛力排好序，不是一張「什麼都能做」的功能清單。

第一個流程的輸入輸出定義。輸入是什麼格式、每次的變化在哪裡；輸出要長什麼樣、誰來看、用在哪裡。這兩個問題答清楚，選工具才有依據，也才知道這件事適合現成 AI 工具、低程式碼平台，還是需要客製化的工作流。跳過這一步直接選工具，是大多數導入失敗的根本原因。

方案建議。含費用級距和預估省時，讓你帶回去自己算。

方案建議一定是從小開始——先做一個流程，兩到四週看到結果，費用是整案的一小部分，效果確認後再擴。先小後大是你控制風險的最好方式，也是你檢驗我們的方式：第一個流程的數字漂亮，再談下一個；不漂亮，你的損失有上限。只賣大包裹、「要做就要做整套」的顧問，我們自己那篇評估文就把它列成警訊了。

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換你問我們

資訊差要雙向消除才公平。這篇是我們問你的五題；換你問顧問的 5 題 在那篇——顧問自己用不用 AI、沒人用怎麼辦、資料條款、能不能自己維護、可不可以先做小的，每題都附了好答案和警訊答案的對照，拿去問我們也完全成立。五題裡有三題以上是好答案，值得繼續談；踩到兩個以上警訊，換一家。

三種方案的價格、90 天 ROI Review 的驗收邏輯、資料隔離與匯出的口徑，都攤在 /ai/enterprise。帶著這篇的五個答案來，第一次會議就能直接進盤點。

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FAQ

什麼都還沒準備，可以直接來諮詢嗎？

可以。上面的準備清單是加分項，不是門檻。沒做一週觀察練習，會議上一樣能用兩小時做完流程盤點，找出前三個候選；只是你帶著記錄來，盤點會更準、更快進到方案討論。

第一個導入的流程，該選複雜的還是簡單的？

越簡單越好。簡單的流程兩週內就能見到成效，讓團隊對自動化建立信心，知道它在自己的業務場景裡真的有用。複雜的流程留到有信心之後再做。

諮詢完一定要簽整套方案嗎？

不用。我們的建議永遠是先小後大：從單一流程切入，效果確認後再升級。方案是月費制、沒有最低使用期限，不想用就不續約，建好的知識庫資料可以整份匯出帶走。

會議前需要先看過報價嗎？

建議先看。三種方案的級距、建置費、年度總成本（NT$148,000 起，10-30 人組織適用）都公開在 /ai/enterprise，先看完，會議時間就能全部花在你的流程上，而不是花在介紹方案。